Las diferentes plataformas tecnológicas deben recibir datos de diferentes fuentes o sistemas externos, como CRM’s o integraciones con bases de datos. Aunque es común que se requieran cargar datos de manera masiva a través de archivos planos en formato CSV.
Antes de cargar datos en estos archivos, es importante realizar una validación de la información cargada para asegurar que la información es correcta y está limpia. A continuación, te contamos algunas de las mejores prácticas para cargar datos en archivos
¿Cuáles son las mejores prácticas en la carga de datos con sistemas SAP?
Eliminar duplicados y estandarizar contenido en sistemas SAP
Cuando descargamos información de sistemas externos, es posible que se descarguen duplicados por versiones generadas o celdas con el mismo contenido, pero en diferente formato, por ejemplo, encontrar registros con nombres en minúsculas y otro más con mayúsculas, aunque ambos registros contengan la misma información.
Excel es una herramienta poderosa para revisar los datos antes de cargarlos a un sistema, considera las siguientes opciones para asegurar que tus datos no tienen duplicidad:
- Identifica las columnas clave o identificadores de los registros. Por ejemplo, el ID del empleado o el ID de una cuenta.
- Algunos identificadores pueden ser una combinación de varios campos, a esto se le llama una llave compuesta en términos de bases de datos. Si deseas crear una llave compuesta en Excel, puedes usar la función CONCAT para crear tu identificador en un mismo campo.
- Elimina duplicados de los identificadores.
- Encuentra y reemplaza caracteres que pudieran generar registros diferentes.
- Estandariza el uso de minúsculas y mayúsculas.
- Usa el carácter comilla ( ‘ ) al inicio de las celdas para que Excel no cambie el formato de fechas o números según la región de tu ordenador.
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Coincidir valores
En varias ocasiones, necesitarás que un campo coincida con un valor definido en un catálogo permitiendo que se establezca una relación y puedas realizar una trazabilidad sencilla, considera asegurar que los datos coincidan con las funciones VLOOKUP / BUSCARV o XLOOKUP / BUSCARX de Excel antes de cargar los datos.
Eliminar fórmulas
No todos los sistemas soportan carga de celdas formuladas, intenta copiar y pegar los valores de las celdas formuladas como Valores para asegurar que todas las celdas tienen el contenido deseado y el sistema no lea textos no deseados.
Guardar el archivo con formato CSV
Si estás realizando validaciones con Excel, guarda una copia con formato CSV. Siempre es bueno cerciorarte la codificación del sistema donde cargarás los datos, el más común en español es UTF-8.
En conclusión, la implementación efectiva de las mejores prácticas en la carga de datos utilizando sistemas SAP, como ICM y CX, es esencial para garantizar la integridad y precisión de la información que se maneja. Validar los datos antes de su carga, eliminar duplicados, estandarizar formatos y asegurar la coincidencia de valores son pasos cruciales para evitar errores y asegurar una transición fluida entre plataformas.
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