La tecnología está avanzando para que corporaciones de todos los tamaños y sectores puedan contar con soluciones innovadoras que automatizan actividades, reducen errores y hacen su gestión financiera más eficaz.
Existen muchas opciones de soluciones en el mercado. Desde herramientas simples hasta software robusto o plataformas All-in-One completas, que contribuyen a la optimización de toda la rutina y los procesos de la gobernanza financiera.
Optar por la plataforma correcta contribuirá, por ende, a procesos estratégicos e inteligentes, que impactan en el éxito del negocio. Por eso, es necesario prestar atención a algunos factores para tomar la mejor decisión. En este sentido, hemos enumerado cinco consejos para ayudarte.
5 consejos que debe considerar antes de elegir una solución de gestión financiera
A continuación, se presentan cinco puntos de atención importantes, que le guiarán hacia la elección más apropiada para ayudarte a optimizar la gestión financiera de tu empresa, a través de la ayuda tecnológica.
1. Evalúa las necesidades específicas de la empresa
Antes de iniciar cualquier investigación, comienza por entender qué es importante para tu negocio y pregúntate: ¿Qué funcionalidades y soluciones necesita tu empresa para mejorar la gestión financiera?
Para responder a esta pregunta, a continuación, se muestran algunos ejemplos que pueden orientarte:
- Automatizar procesos y tareas repetitivas
- Unificar hojas de cálculo y documentos en un solo lugar
- Consolidar datos financieros
- Revisar e identificar errores de manera fácil
- Reducir la carga de trabajo y ganar tiempo
- Realizar análisis más estratégicos
- Generar gráficos y presentaciones vinculados directamente a la fuente de los datos
- Construir estados financieros consistentes
- Identificar alertas y posibilidades de mejora
- Transformar datos en bruto en información estratégica
¿Será necesaria una integración con otros software ya implementados?
Muchas empresas utilizan un ERP (sistema integrado de gestión empresarial), que es una herramienta que permite gestionar toda la contabilidad, nómina, cuentas por pagar y por cobrar, por ejemplo.
Sin embargo, cuando hablamos de funcionalidades relacionadas con análisis y proyecciones, que optimizan el proceso de toma de decisiones, el ERP se queda corto, y es aquí donde comienza la búsqueda para implementar otras soluciones de gestión financiera.
Es esencial enumerar cuáles son las necesidades particulares de la gestión financiera de la empresa, considerando su tamaño, el sector en el que opera y qué tipos de procesos, rutinas y transacciones financieras se realizan habitualmente.
2. Considera la escalabilidad
La escalabilidad es fundamental para acompañar el crecimiento de cualquier empresa. Por eso, es necesario considerar la facilidad de parametrización de nuevas empresas en la plataforma a partir de la expansión de unidades o nuevos negocios.
¿La solución está preparada para manejar cambios ocasionados por una expansión y escalabilidad?
Como se mencionó anteriormente, al elegir una solución de gestión financiera, es importante asegurarse de que sea flexible al punto de acompañar y adaptarse al progreso de su negocio. A medida que crece, sus necesidades financieras se vuelven más robustas y específicas. Por lo tanto, es esencial cuestionar:
- ¿Cuáles son sus limitaciones? Ejemplos: número de usuarios; números de identificación fiscal; cantidad de datos y archivos que puede procesar.
- ¿La solución permite nuevos módulos, funcionalidades o productos adicionales que pueden implementarse conforme cambien las necesidades?
Con las respuestas a preguntas como estas, será posible evaluar si la gestión será fácilmente escalable.
3. Prueba la experiencia de uso y el soporte al cliente
Recuerda que está buscando una solución para facilitar la rutina. Por lo tanto, debe ser sencilla, con una interfaz de usuario intuitiva, amigable y fácil de usar, para que los procesos ocurran sin errores y sin pérdida de tiempo.
- ¿Se realizan entrenamientos o recursos educativos en el proceso de implementación?
- ¿Cómo es el soporte al cliente?
En Accountfy, por ejemplo, además de que la plataforma es simple, todo el proceso es acompañado detalladamente por un equipo de profesionales experimentados en gestión financiera, que entienden bien los desafíos del sector y asisten a los profesionales de cada empresa, hasta que logren integrar toda la rutina con sus nuevas soluciones.
4. Confirme la seguridad y el cumplimiento
Los datos financieros son sensibles y es vital garantizar que la solución ofrezca medidas de alto estándar de seguridad que aseguren la protección de toda la información confidencial.
Aquí van algunas preguntas que debe hacer al evaluar nuevas soluciones:
- ¿La solución ofrece encriptación de datos?
- ¿En cuanto al acceso, se realiza autenticación de dos factores o se adoptan otras medidas de seguridad?
- ¿La herramienta cumple con los estándares y regulaciones del sector?
- ¿Cómo se monitorean las operaciones? ¿La plataforma registra todos los accesos con datos individuales de los usuarios?
- ¿Las integraciones son seguras? ¿Cómo funciona la carga de archivos y la conexión con herramientas de ERP?
5. Analice el costo-beneficio
Por último, y no menos importante, es necesario evaluar cuánto costará la solución, sin olvidar de equilibrar en relación al valor percibido.
Es importante recordar que, mientras algunas soluciones pueden parecer económicas en un primer momento, podrían no ofrecer todos los recursos que considera importantes para realmente elevar la gestión financiera y la gobernanza corporativa a un nivel inteligente.
- ¿El precio está dentro del presupuesto disponible?
- Si el valor está por encima de lo estimado, ¿la entrega de valor ofrecida puede compensarse con la reducción de otros costos, como tiempo o dinero?
- ¿Existen costos adicionales?
- ¿Cuáles son las ofertas de planes y cómo es posible negociar la reducción de costos?
Comparar diferentes opciones en el mercado, considerando el valor que cada una ofrece, es un excelente paso para tomar una decisión mejor informada.
Una solución de gestión financiera accesible es aquella que, además de estar dentro del presupuesto de la empresa, entrega un valor que supera las expectativas.
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Entonces, ¿cuál es la mejor solución de gestión financiera?
En conclusión, una buena solución de gestión financiera ofrece un manejo simple y seguro, y ayuda a resolver las necesidades específicas y particulares de cada empresa.
La solución debe ser una herramienta flexible y colaborativa, estando preparada para agregar valor en momentos de expansión y mayor complejidad de gestión, ofreciendo un gran valor a un costo accesible y justo.
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Además de ser pionera en ofrecer tendencias que revolucionan los procesos de más de 350 empresas en 10 países, Accountfy está formada por un equipo de especialistas en finanzas altamente calificado para ofrecer las mejores soluciones de gobernanza corporativa.
Este contenido fue escrito por Accountfy, una empresa asociada a Outliers. Para más información, visita:
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