5 señales de que es hora de reconstruir tu cierre financiero. 

5 señales de que es hora de reconstruir tu cierre financiero. 

Escrito por Nicholas Cox el 20 de julio del 2021 | Tomado del blog de OneStream®   

5 Signs It’s Time to Reimagine Your Financial Close – OneStream Software 

Traducido por Alejandro Pavón | Outliers Consulting 

El proceso de cierre financiero ha sido durante mucho tiempo una actividad crítica para que todas las empresas registren e informen con precisión sobre su desempeño pasado. Esto no solo es esencial para que la organización entienda lo que ha sucedido, sino que también existen requisitos legales para realizar y publicar este análisis. 

Por esta razón y más, el cierre financiero es visto por muchos CFOs y líderes financieros como la columna vertebral de la transformación financiera efectiva. 

Sin embargo, el cambio ha llegado y seguirá llegando a las organizaciones desde todos los ángulos. Por supuesto, hemos visto impactos recientes sin precedentes de la pandemia mundial de COVID-19, y desafortunadamente puede haber otros eventos similares en el futuro. Y como aprendimos de eventos recientes, los equipos de Finanzas y Contabilidad deben tener las herramientas para conquistar la complejidad, liderar a la velocidad e impulsar el rendimiento. 

Para los equipos de Finanzas y Contabilidad que todavía dependen de procesos manuales o software de gestión del rendimiento corporativo (CPM) “conectado”, los procesos de cierre financiero e informes, como los procesos estatutarios, de riesgo o ambientales, sociales y de gobierno (ESG), agregan otro enorme alcance de complejidad. 

¿Por qué? Porque todas y cada una de las soluciones de cierre financiero o aplicaciones departamentales y corporativas deben estar conectadas. Y eso agrega riesgo, costo y complejidad a los equipos de Finanzas ya gravados. 

Si su organización está evaluando si está listo para la transformación financiera, aquí hay 5 señales clave de que es hora de reconstruir sus procesos de cierre financiero. 

1. Tiempo perdido 

 

Si su proceso de cierre financiero y consolidación es en gran medida manual, especialmente si está utilizando Excel, es hora de la transformación financiera. ¿Por qué? Bueno, para empezar, su organización probablemente esté gastando un tiempo considerable moviendo datos y datos de referencia entre procesos de CPM y / o ejerciendo mucho esfuerzo para lograr el resultado final. 

Eso significa que sus valiosos recursos están gastando más tiempo en la recopilación de datos que en la comprensión de los resultados y poco tiempo en el análisis de los datos para tomar decisiones mejor informadas. 

Eso es perjudicial no solo para su gente, sino también para su organización. El proceso manual está ralentizando el proceso, perdiendo tiempo y haciendo que el trabajo sea más difícil de lo necesario para sus equipos. 

perdida de tiempo en cierres financieros

¿Necesita más pruebas? Considere el impacto neto para las organizaciones en general. Una encuesta de Research Finance Benchmark de 2019 encontró que el 48% de las organizaciones tardan más de 6 días en cerrar los libros. Ese período de tiempo es demasiado largo en el mundo de hoy, y tiene consecuencias. 

Es doloroso para una organización por las oportunidades perdidas que vienen con la presentación de informes que tardan más de lo necesario. Pero también es doloroso para los equipos de Finanzas que deben manejar tareas manuales complejas durante varios días.

2. Falta de extensibilidad 

 

Si tiene varios procesos dentro de las mismas aplicaciones para manejar diferentes áreas de su negocio (por ejemplo, informes de gestión frente a informes estatutarios o diferentes niveles de presupuestación y planificación por unidades de negocio), entonces está utilizando la generación anterior de herramientas de CPM. 

¿Por qué? Bueno, si los componentes principales no se pueden reutilizar, entonces está utilizando la tecnología CPM heredada. Por ejemplo, si un cálculo debe replicarse en varios procesos o una cuenta no se puede compartir o no ser visible en varias jerarquías, entonces la tecnología CPM heredada está frenando a su organización. 

Ya no es necesario implementar múltiples soluciones donde las divisiones, unidades de negocio y departamentos tienen el requisito de planificar e informar con un nivel de detalle más bajo que el corporativo. 

¿Cómo puede esto marcar la diferencia? Bueno, tener múltiples soluciones para reales, presupuestos, pronósticos, planes, conciliaciones, análisis de rentabilidad y más potencialmente significa múltiples tecnologías diferentes y muchos tipos diferentes de integraciones para administrar. 

Esto no solo llevará más tiempo, sino que existe un riesgo significativamente mayor en las integraciones, validaciones y conciliaciones entre múltiples productos, aplicaciones y módulos. Una moderna plataforma CPM unificada y extensible reúne esto en uno solo: agiliza los procesos al tiempo que reduce tanto el costo como el riesgo. 

3. Baja aceptación del usuario

 

Si sus usuarios están frustrados con las herramientas actuales y el nivel de servicio y resolución del soporte del proveedor, entonces es una fuerte señal de que se necesita un cambio. Eso es especialmente cierto si ha perdido personal debido a tales problemas.  

¿Por qué? Bueno, si sus usuarios no están contentos con la interfaz, la capacidad o el servicio de las herramientas que están utilizando, entonces puede generar infelicidad en sus equipos o departamentos. 

Las interfaces modernas están en todas partes hoy en día, desde los teléfonos móviles que usamos hasta los televisores o incluso los refrigeradores en nuestros hogares. La gente espera la misma simplicidad y facilidad de uso en las aplicaciones empresariales. 

Como resultado de la frustración cuando ese no es el caso, algunos usuarios están menos comprometidos con su trabajo, y muchos incluso considerarán cambiar de roles y / o empresas por esta razón. 

¿Cómo puede la aceptación del sistema por parte de los usuarios ayudar realmente a su organización? La mayoría de los recursos financieros son calificados y ambiciosos. Desean ser socios comerciales estratégicos y utilizar su experiencia para el bien de la organización. En consecuencia, puede ser un placer trabajar con el sistema adecuado, especialmente cuando utiliza procesos eficientes que minimizan las tareas manuales, como realizar asignaciones, calcular la depreciación o publicar entradas manuales en el diario. 

Minimizar tales tareas les dará a los usuarios el tiempo y el alcance para marcar la diferencia, lo que permitirá a los usuarios ayudar a elevar el rendimiento de su organización en su conjunto. 

usuario frustrado por finanzas

4. Falta funcionalidad 

 

Si le faltan algunas capacidades clave, es una buena indicación de que se necesita un cambio. La funcionalidad alrededor de la periferia del proceso de cierre tiende especialmente a ser un buen indicador de si se requiere un cambio.  

¿Por qué? Bueno, si algún comentario de datos e información de apoyo se almacenan en archivos de Excel, notas, carpetas manuales o incluso notas post-it, plantea importantes problemas de funcionalidad. Si hay acceso limitado a la información en tiempo real y la única forma de obtener puntos de datos es esperar hasta después del cierre, está empleando una estrategia de alto riesgo que podría causar a su organización grandes problemas más adelante.  

Más allá del riesgo, dicha funcionalidad (específicamente la falta de ella) dificulta que los usuarios realicen un seguimiento del proceso de manera efectiva. También hay múltiples puntos potenciales de falla, y se podría perder información valiosa. Peor aún, se podría usar la versión incorrecta, lo que resultaría en errores en los informes. 

¿Cómo se puede mejorar la funcionalidad para evitar esos problemas? A continuación, te indicamos cómo: eliminando hojas de cálculo, soluciones puntuales y otros almacenes de datos manuales en múltiples unidades de negocio. 

¿El resultado? Estandarización en toda la organización y, lo que es más importante, una versión única de la verdad para los resultados financieros y operativos. 

Esta funcionalidad, a su vez, admite una mayor comprensión y una mejor toma de decisiones. Su personal corporativo también obtiene la capacidad de profundizar a partir de datos corporativos resumidos hasta los detalles operativos subyacentes, todo en un solo sistema. 

5. Preocupaciones de calidad 

 

Si hay preocupaciones, incluso pequeñas, en torno a la calidad de los datos/procesos y/o hay errores conocidos en los informes, es hora de un cambio. Los desacuerdos frecuentes sobre los datos también son una señal para tomar medidas.  

¿Por qué? Bueno, los errores constantes en los datos clave o KPI cuando se presentan a nivel de la junta son obviamente problemáticos. Tampoco es ideal si se requieren reformulaciones regulares debido a errores encontrados después del cierre. Ambos tipos de errores pueden causar estrés innecesario a todos los involucrados.  

Además, en el entorno actual de informes corporativos, tener una buena calidad de los datos financieros no es una opción, es un requisito. Los errores u omisiones en los estados financieros pueden resultar en problemas de cumplimiento o sanciones, pérdida de confianza de las partes interesadas y, a menudo, una reducción en el valor de mercado. 

nivel de calidad de procesos financieros

¿Cómo puede evitar esos problemas y, en su lugar, asegurarse de tener datos y procesos de alta calidad? Integrando completamente su solución CPM con todos los sistemas de origen. 

A continuación, el riesgo de calidad de los datos se puede gestionar utilizando mapas de integración de sistemas totalmente auditables. Las validaciones se pueden usar para controlar los envíos desde sitios remotos. 

Todo esto proporciona a su organización la capacidad de reducir el riesgo de control interno con mejores pistas de auditoría, mejor desglose y desglose de las fuentes de datos, y una mejor (y completa) visibilidad de procesos y cambios.  

En última instancia, la integración completa de la solución CPM con todos los sistemas de origen no solo reducirá los costos de cumplimiento, los controles internos y los requisitos de auditoría, sino que también mejorará la confianza en la calidad de los resultados financieros para las partes interesadas internas y externas. 

Conclusión 

 

Si tu organización está luchando con la necesidad de administrar tu cierre financiero crítico en toda la empresa de la manera más efectiva posible, ahora es el momento de reconstruir el cierre financiero. 

Si tu organización no tiene información oportuna, perspicaz y de fácil acceso para informes y análisis perspicaces para mantener una ventaja competitiva, ahora es el momento de reconstruir el cierre financiero. 

Y si tus equipos de Finanzas y Contabilidad se ven impedidos de liberar el verdadero potencial de las Finanzas en toda la organización, ahora es el momento de comenzar su viaje de Transformación Financiera. 

Ese viaje comienza contigo estableciendo una nueva base para el cambio y la gestión del rendimiento. 

Para obtener más información sobre cómo las organizaciones están reinventando el cierre financiero y si está listo para dar el salto de las hojas de cálculo o las soluciones de CPM heredadas y comenzar su transformación financiera, ¡Contáctanos! 

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