Escrito por Nicholas Cox el 17 de Agosto del 2021 | Tomado del blog de OneStream®
Reimagining the Close: 6 Key Challenges for Financial Close & Reporting (onestreamsoftware.com)
Traducido por Alejandro Pavón | Outliers Consulting
En el entorno económico volátil y disruptivo de hoy, los directores financieros y las organizaciones financieras deben liderar los procesos de toma de decisiones organizacionales con conocimiento, velocidad y confianza. Sin embargo, muchas organizaciones financieras todavía están batallando con ineficiencias en los procesos de rutina dentro del cierre financiero de fin de período y el ciclo de informes. Y eso hace que sea difícil cambiar el tiempo hacia el análisis de valor agregado y el apoyo a la toma de decisiones.
Las organizaciones que adoptan con éxito soluciones modernas basadas en la nube para el cierre financiero, la consolidación y la presentación de informes han tenido más éxito en la racionalización de los procesos de back-office y en el impulso del rendimiento financiero. Y quizás lo más importante, estas organizaciones han ganado la agilidad necesaria para liderar a gran velocidad y adaptarse rápidamente a los cambiantes requisitos comerciales y de la industria.
Para llegar allí, su organización debe abordar los seis desafíos clave que hemos identificado en esta publicación.
Los 6 desafíos clave para el cierre financiero y la presentación de informes
Desafortunadamente, muchos procesos cercanos simplemente se ejecutan de memoria y por hábito, a menudo sin un deseo sólido de mejorar o cambiar el status quo. Algunas organizaciones no se dan cuenta de que hay una mejor manera.
La publicación de hoy destaca los 6 desafíos clave que enfrentan muchas organizaciones mientras buscan transformar el proceso de cierre financiero.
Ahora es el momento de identificar y abordar cada uno de los siguientes 6 desafíos para poner a su organización en el camino hacia un cambio real y reimaginar su cierre financiero.
1. Sistemas CPM envejecidos, fragmentados e incompletos
Los procesos de gestión del rendimiento corporativo (CPM) respaldados por hojas de cálculo y un complejo mosaico de otro software en realidad pueden ralentizar las finanzas y pueden resultar en una duplicación y reelaboración significativas. ¿Cómo? Bueno, este enfoque fragmentado para apoyar procesos cercanos crea una complejidad técnica adicional y una carga administrativa para el equipo de Finanzas.
Esa carga incluye mover y conciliar datos, administrar constantemente metadatos en múltiples sistemas, monitorear datos y administrar seguridad entre productos o modelos fragmentados.
Todos estos aspectos diluyen la capacidad de los equipos de finanzas para centrarse en impulsar el rendimiento y apoyar la toma de decisiones críticas.
Estos problemas solo se agravan aún más cuando hay una falta de funcionalidad clave para hacer frente de manera efectiva a los requisitos complejos, como la consolidación y eliminación de los equilibrios entre empresas de forma automática, sin reglas, o el manejo efectivo de jerarquías alternativas sin duplicación de datos.
2. Requisitos regulatorios e internos cada vez más complejos
La complejidad aumenta en el momento en que una organización se vuelve internacional. ¿Por qué? Bueno, el requisito inmediato de manejar estructuras de propiedad complejas, múltiples monedas, comercio entre empresas y otros aspectos en todas las geografías y con diferentes tratamientos fiscales realmente puede explotar el trabajo de un equipo de Finanzas.
Además, las regulaciones que rigen cómo las organizaciones informan sus resultados y cumplen con las normas locales y de la industria relevantes solo continúan aumentando en complejidad una vez que una organización se expande internacionalmente.
Agregue a eso los cortos plazos de presentación otorgados a las organizaciones, y queda claro que los sistemas y procesos robustos y eficientes están a la orden del día.
En los Estados Unidos, por ejemplo, la Sección 409 de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) requiere que las empresas públicas informen cualquier evento material que resulte en un cambio en la condición financiera de la compañía dentro de los cuatro días posteriores al evento. La fecha límite para la presentación del 10-Q (informe trimestral) también se modificó recientemente a 40 días después del final del trimestre de 45 días.
Tales requisitos regulatorios están empujando a la oficina del CFO no solo hacia un cierre y presentación de informes más rápidos, sino también hacia la inyección de información más regular sobre los resultados financieros.
3. La información correcta en el momento adecuado
¿Por qué es tan difícil obtener la “información correcta en el momento adecuado”? Todo se reduce a la efectividad de los procesos financieros.
El mayor problema es no tener una sola versión de la verdad y continuar ejecutando un proceso cercano fragmentado que requiere tratar de mantener todo pegado. Eso crea una situación menos que ideal, y se pierde demasiado tiempo para integrar, reconciliar y validar los datos, lo que provoca retrasos innecesarios en las decisiones clave.
Un informe de investigación de Accenture de diciembre de 2020 encuestó a 450 directores financieros y otros líderes financieros en empresas con al menos $ 1B en ingresos anuales.
Un hallazgo clave se destacó especialmente: si bien casi todos los encuestados creen que operar con datos en tiempo real es fundamental para navegar por las interrupciones, como la reciente pandemia o la amenaza de una recesión, solo el 16% de los encuestados están siendo informados por dichos datos a la escala que se necesita.
Estos desafíos no se limitan a la consolidación financiera y los procesos cercanos. Para muchas empresas, los procesos financieros son demasiado manuales y aún no están automatizados o estandarizados, lo que lleva a la entrada (y reentrada) de datos que consume mucho tiempo para conciliaciones, reclasificaciones y ajustes.
4. Demasiados pasos manuales en los procesos: automatización limitada
¿Son los pasos manuales en los procesos de finanzas realmente tan malos? Es cierto que cierto nivel de procesos manuales en organizaciones pequeñas y medianas puede no ser un gran problema.
Realmente todo se reduce a la manejabilidad. A medida que las organizaciones crecen o se vuelven más complejas, los procesos manuales agregan riesgos innecesarios, costos y retrasos de tiempo, todo lo cual puede acumularse con el tiempo y ser muy perjudicial.
Los pasos manuales pueden resultar en los siguientes problemas:
- Un calendario de cierre y una lista de verificación inconsistentes: crear diferentes versiones de la verdad y una falta de comprensión común de cuándo se están llevando a cabo las acciones.
- Falta de datos validados de calidad de fuentes subyacentes o agregación de datos ineficaz: lo que resulta en errores de informes y una toma de decisiones deficiente.
- Un alto nivel de entradas manuales en el proceso de cierre financiero: lo que provoca retrasos que pueden resultar en una presentación tardía.
- Procedimientos ineficaces para validar los resultados: pueden compartir datos incorrectos en los informes con las partes interesadas.
- La contabilidad y las conciliaciones entre empresas consumen demasiado tiempo: lo que resulta en una complejidad que se vuelve demasiado y que a menudo no se puede conciliar en el tiempo disponible.
Todas estas trampas potenciales solo enfatizan por qué la automatización es el camino a seguir. Y hoy en día, las organizaciones más exitosas están adoptando la automatización mediante el uso de software de cierre financiero para equipar mejor a su gente y garantizar que tengan procesos ágiles y efectivos.
5. Capacidades limitadas de presentación de informes entre períodos
La mayoría de las organizaciones dedican tiempo y recursos considerables a los requisitos de informes mensuales, trimestrales y anuales. Entonces, ¿por qué muy pocas organizaciones utilizan informes “interperíodos” (es decir, diarios o semanales)?
La razón es muy a menudo porque, históricamente, los procesos financieros y la tecnología no permitían la presentación de informes entre períodos. Los equipos de finanzas tenían muchas tareas manuales solo para completar las cadencias de informes existentes, lo que dejaba poco o ningún tiempo para considerar puntos de datos o información regulares adicionales.
Ahora las organizaciones están descubriendo que tienen grandes cantidades de información valiosa que se recopila todos los días en ERP, CRM, HCM, Supply Chain y otros sistemas, información que normalmente no se ha aprovechado para respaldar las decisiones operativas diarias y semanales.
Las organizaciones que pueden aprovechar estos grandes volúmenes de datos operativos y, a menudo, transaccionales para identificar tendencias y “señales” clave pueden moverse para respaldar las decisiones diarias y semanales. Tales decisiones pueden tener un impacto positivo en los resultados financieros de fin de mes y, por lo tanto, en el rendimiento de la organización en general.
6. Falta de transparencia, auditabilidad y controles
Muchas aplicaciones heredadas de CPM y / o finanzas conectadas proporcionan integración basada en archivos con sistemas de origen, pero las ventajas clave vienen con una integración completa y directa entre CPM y GL / ERP y otros sistemas.
¿Por qué son tan importantes esas ventajas? Bueno, la falta de capacidades sólidas de integración de datos crea una multitud de problemas, incluidos los engorrosos pasos manuales, la pérdida de recursos y tiempo, el riesgo de errores, la mala calidad de los datos financieros, la falta de trazabilidad y la falta de auditabilidad. Por lo tanto, la efectividad de los procesos de cierre financiero y presentación de informes depende totalmente de obtener datos oportunos y precisos de GL / ERP, HCM, CRM y otros sistemas.
La carga, el mapeo y la transformación de datos de los sistemas de origen a las soluciones de CPM pueden ser especialmente engorrosos y fragmentados sin herramientas altamente conectadas y administradas por el usuario empresarial.
Sin mencionar que el movimiento de datos puede depender de recursos de TI que no están bien informados tanto en el modelo CPM como en la transformación y validaciones que deben ocurrir. Este problema es aún más problemático sin la transparencia y los controles que necesita la empresa para respaldar el cumplimiento.
Cómo superar los desafíos: una estrategia para avanzar
Muchos equipos de finanzas heredados operan en forma de una línea de producción de cinta transportadora. Cada persona tiene tareas específicas que completar durante el proceso de cierre para generar los informes financieros requeridos, pero solo una vez que se complete la producción al final de la línea.
Para las organizaciones que buscan alejarse de este enfoque de línea de producción, ahora es el momento perfecto para reimaginar el cierre financiero y abordar de manera efectiva estos desafíos con los pasos clave a continuación:
- Define un calendario cerrado para orquestar y monitorear el proceso día a día.
- Elimina el riesgo reduciendo los movimientos manuales de datos y automatizando las fuentes/validaciones de datos.
- Proporciona pistas de auditoría claras y visibilidad para que no haya dudas sobre la precisión y la coherencia.
- Aprovecha la inteligencia financiera incorporada para manejar la consolidación financiera compleja (por ejemplo, eliminaciones entre compañías, cambio de moneda extranjera, contabilización de propiedades parciales).
- Elimina los errores e impulsa la estandarización mediante la automatización de los informes.
- Considera otras oportunidades de automatización para los procesos de back-office, como las conciliaciones de cuentas.
En OneStream, llamamos a esto Finanzas Inteligentes.
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