Escrito por Jhon O’Rourke el 27 de Junio del 2018 | Tomado del blog de OneStream®
Building the Business Case for Hyperion Conversion to OneStream – OneStream Software
Traducido por Alejandro Pavón | Outliers Consulting
Lograr que tu organización pase de conjuntos de aplicaciones de CPM fragmentadas y heredadas a soluciones de CPM más modernas y unificadas puede ser un desafío debido a muchas fuerzas. Esto puede incluir falta de liderazgo, falta de tiempo, falta de recursos, evitación de riesgos y otros.
Pero construir un caso de negocio financiero sólido y convincente para una conversión puede ayudar a llamar la atención de la alta gerencia y estimular a toda la organización a la acción.
Las trampas de las aplicaciones CPM 1.0
Miles de organizaciones de todo el mundo están utilizando suites de aplicaciones heredadas de gestión del rendimiento corporativo (CPM 1.0) de mega proveedores como Oracle/Hyperion, SAP, IBM/Cognos y otros.
Si bien estos productos han proporcionado valor sobre los enfoques manuales y de hojas de cálculo, sus arquitecturas fragmentadas hacen que los equipos de finanzas dediquen una gran cantidad de su tiempo a la integración de datos y el movimiento entre aplicaciones, el mantenimiento de metadatos en múltiples sistemas y la administración de actualizaciones.
Las suites de mega-proveedores suelen incluir productos o módulos separados para:
- Cierre e informes financieros: integración y calidad de datos, consolidación financiera, informes financieros y de gestión, conciliaciones de cuentas, gestión de divulgación, aprovisionamiento de impuestos.
- Planificación y análisis financieros: presupuestación y previsión financiera, planificación estratégica, planificación de la fuerza laboral, planificación de activos de capital, planificación de proyectos, planificación de ventas, gestión de rentabilidad, informes de rendimiento, análisis multidimensional y modelado.
Como resultado, los datos de los sistemas de origen como GL, HR, CRM y otros deben cargarse en múltiples bases de datos y aplicaciones. Además, los datos deben moverse entre aplicaciones para realizar tareas simples, como el análisis real frente al presupuesto o el análisis de pronósticos.
La naturaleza fragmentada de las suites de aplicaciones CPM 1.0 también hace que la actualización a nuevas versiones sea un esfuerzo costoso y lento. Tanto es así, que muchas organizaciones posponen las actualizaciones durante años y luego terminan en versiones antiguas o no compatibles de las aplicaciones que se vuelven inestables y son propensas al tiempo de inactividad.
Y cuando las actualizaciones se programan una vez cada 4-5 años, la infraestructura de hardware subyacente también debe actualizarse. Esto aumenta aún más los costos y los requisitos de recursos de TI, teniendo en cuenta la cantidad de servidores necesarios para admitir una suite con 10 o más módulos separados.
Oracle y otros mega proveedores han comenzado a mover sus aplicaciones CPM 1.0 a la nube, lo que alivia el dolor de cabeza de configurar y actualizar la infraestructura de hardware. Pero la naturaleza fragmentada de estas suites de aplicaciones todavía las hace difíciles de administrar y mantener, incluso en la nube.
Ventajas de las soluciones CPM 2.0
Una nueva generación de soluciones CPM ha comenzado a aparecer en el mercado, que alivian muchos de los dolores de cabeza asociados con las soluciones CPM 1.0. Las aplicaciones CPM 2.0, como la plataforma SmartCPM de OneStream, están diseñadas para abordar los mismos problemas empresariales que CPM 1.0, pero con un enfoque arquitectónico moderno que aborda las trampas de CPM 1.0. Algunos de los atributos clave de las soluciones CPM 2.0 incluyen:
- Una aplicación unificada que admite múltiples procesos de CPM.
- Implementación en las instalaciones o en la nube.
- Actualizaciones más fáciles y menos costosas (horas frente a semanas/meses).
- Análisis integrados que respaldan los requisitos corporativos y de BU.
- Fácil extensibilidad para satisfacer requisitos específicos.
Las aplicaciones CPM 2.0 proporcionan muchas ventajas a los clientes:
- Reducción de los costes de propiedad.
- Procesos de planificación y generación de informes optimizados.
- Mayor precisión de los resultados financieros, planes y previsiones.
Además, con las aplicaciones CPM 2.0, la transformación financiera avanza al permitir a los equipos dedicar más tiempo al análisis de valor agregado, asociarse con líneas de negocio y mejorar la alineación y la toma de decisiones en toda la empresa.
Creación del caso de negocio para la conversión a CPM 2.0
Si bien los beneficios de la conversión de soluciones CPM 1.0 a CPM 2.0 pueden parecer obvios, en la mayoría de las organizaciones se debe hacer un caso de negocio para invertir en la conversión. Entonces, ¿cuáles son las áreas clave de ahorro de costos que se pueden cuantificar para ayudar a construir este caso de negocio?
Aquí hay una guía rápida sobre los ahorros de costos duros y blandos que se pueden identificar al considerar pasar de un conjunto fragmentado y multi producto a una solución CPM 2.0 unificada:
Áreas de potencial ahorro de costos duros:
- Ahorros en licencias de software y costos de mantenimiento/soporte.
- Ahorro de costes al evitar licencias de módulos adicionales.
- Evitar costosas actualizaciones de software e infraestructura.
- Ahorro en servicios de capacitación e implementación para módulos adicionales.
- Costos de TI: consolidación de servidores, sistemas operativos, bases de datos, otro software.
- Personal de TI: ahorros en aplicaciones, administradores de infraestructura.
- Hosting: ahorros de TI al cambiar a la nube u ofertas alojadas.
- Eliminación de productos de software de terceros (por ejemplo, software de reconciliación de cuentas).
- Ahorro en costos de auditoría interna y externa al tener un sistema más moderno y unificado con mejores pistas de auditoría.
Estos ahorros de costos duros deben considerarse durante toda la vida útil de la solución. El ahorro de costos también debe considerar la producción, así como los entornos de desarrollo /prueba para la solución CPM 1.0 frente a CPM 2.0, lo que puede representar una oportunidad significativa de consolidación de servidores.
En la mayoría de los casos, el caso de negocio para la conversión a una solución CPM 2.0 se puede hacer claramente en función de los posibles ahorros de costos duros identificados anteriormente.
Pero al convertir de una suite CPM 1.0 fragmentada a una solución CPM 2.0 unificada, hay eficiencias de procesos que a menudo se realizan. Estos pueden proporcionar ahorros adicionales de costos blandos que se pueden incluir como beneficio al alza.
Ahorros potenciales de costos blandos. Menos tiempo del personal de finanzas en:
- Integración de datos.
- Consolidación y presentación de informes.
- Elaboración de presupuestos.
- Informes de gestión y presentaciones
Estos ahorros de productividad a menudo permiten a los departamentos de finanzas desplegar a sus miembros del personal en actividades de análisis de mayor valor y / o ayudan a evitar la necesidad de agregar personal adicional con el tiempo.
Y hay otro beneficio positivo que a menudo es difícil de cuantificar. Es decir, una entrega más rápida de información a la administración conduce a una toma de decisiones más rápida sobre la evitación de costos, el aprovechamiento de nuevas oportunidades de mercado y la mejora de la rentabilidad del producto / cliente.
En nuestra experiencia, adoptar este enfoque para identificar los ahorros de costos duros y blandos mediante la conversión de aplicaciones CPM 1.0 fragmentadas a soluciones unificadas de CPM 2.0 ha llevado a muchas organizaciones a obtener millones de dólares en ahorros, 50% o más de retorno de la inversión y recuperación de pagos tan rápido como 2 años.
Ejemplo de caso de negocio
Aquí hay un ejemplo de un caso de negocio hipotético de un cliente que compara la adquisición y el soporte continuo para un conjunto típico de aplicaciones CPM heredadas (por ejemplo, Oracle Hyperion) para el cierre financiero y la consolidación, informes y planificación frente a la plataforma SmartCPM unificada de OneStream.
Para una implementación de 100 usuarios, más 2 administradores durante 5 años, la aplicación CPM 2.0 unificada proporciona un ahorro del 47% en comparación con la suite CPM heredada, para un ahorro total de $2.5M en 5 años. Esto incluye lo siguiente:
- Ahorro en licencias de software y mantenimiento $872,000.
- Ahorro en hardware $113,000.
- Economías en la ejecución: $648,000.
- Ahorros en soporte de TI continuo $950,000.
Lo que dicen los expertos
En un reciente documento técnico de BPM Partners titulado “Lower TCO with Unified BPM Applications”, esto es lo que el autor Craig Schiff dijo sobre los beneficios de convertir de soluciones CPM 1.0 a CPM 2.0:
“Ir módulo por módulo, mezclar e integrar productos de forma cruzada demostró ser lucrativo para los proveedores y consultores de software, pero era costoso para los usuarios, con inevitables dolores de cabeza en la implementación y el mantenimiento.
Los usuarios reportan ahorros de cinco y seis dígitos en aplicaciones unificadas en: tarifas de licencia, contratos de soporte, trabajo de integración, infraestructura y hardware, y salarios.
Sus ahorros de tiempo, con una aplicación unificada frente a una solución módulo por módulo, se realizan en menos trabajo de seguimiento de licencias, haciendo que los módulos trabajen juntos, haciendo un cambio en múltiples aplicaciones, actualizaciones y persiguiendo el soporte en múltiples soluciones centradas en procesos.
Para las aplicaciones unificadas que se crean para la extensibilidad a nuevos procesos, como las actividades operativas fuera de Finanzas, hay ahorros adicionales de costos y tiempo. Para las organizaciones que necesitan contener los costos en sus esfuerzos de BPM, recomendamos considerar aplicaciones unificadas en su proceso de selección.
Además, le sugerimos que observe de cerca la funcionalidad en el proceso que sea más crítico para usted, generalmente el presupuesto o la consolidación, y la facilidad de extender la solución a otros procesos y soluciones de su empresa en el futuro”.
Para obtener más información sobre las ventajas de convertir de aplicaciones CPM 1.0 a soluciones CPM 2.0, contáctanos, somos Outliers Consulting, expertos en implementación de softwares CPM.
Outiliers Consulting hace presencia en el SAP PARTNER LATIN AMERICA AND CARIBBEAN
Tuvimos presencia en el evento SAP Partner Latin America and Caribbean para explorar las últimas innovaciones y soluciones empresariales
Webinar: IA para transformar el cierre financiero
Exploraremos cómo la IA está revolucionando las finanzas corporativas, asegurando que tu equipo financiero tenga el control total del proceso, desde la consolidación de datos hasta la auditoría final, sin fricciones.¡Regístrate!
Conoce las mejores estrategias para implementar SAP Services y maximiza tu Inversión
Conoce la mejor estrategia para implementar SAP Services de forma sencilla y transforma tu CX de forma sencilla y efectiva.
5 consejos antes de elegir una solución de gestión financiera
Muchas empresas están revolucionando su gestión financiera con tecnología inteligente. Descubra consejos que le ayudarán a elegir una solución moderna y eficiente.
¿Cómo el mejoramiento continuo de la experiencia del cliente Impulsa el crecimiento de tu negocio?
Conoce como el mejoramiento continuio en la experiencia del cliente puede ser de gran ayuda para impulsar el éxito de tu empresa.
