Plantea los objetivos que quieres alcanzar con una solución SPM
Lo más importante es saber qué problemáticas quieres atender antes de buscar un proveedor de SPM. ¿Cuál es el estado final que desea lograr con una inversión en este software ?
Un buen punto de partida es evaluar la manera en que gestionas las ventas hoy y determinar cómo te gustaría gestionarlas con un software SPM. Te darás cuenta muy rápidamente de la brecha que existe entre los dos, y eso es tu punto de partida para determinar tus objetivos.
Claro que un objetivo común a todas las empresas es buscar más ingresos y reducir los gastos. Pero hay muchas maneras de lograrlo.
Aquí te damos un par de ejemplos de objetivos:
- Elaborar informes para analizar y crear nuevas estrategias de ventas.
- Planear y obtener previsiones financieras.
- Mejorar la comunicación del equipo de ventas y retener el personal.
- Cumplir con auditorías.
- Agilizar los procesos administrativos de ventas.
- Integrar sistemas y gestionar los datos.
¿Y en la práctica con qué tipo de soluciones y funcionalidades crees que cumplirás con esos objetivos?
Existen varias soluciones SPM que te pueden ayudar tal como:
- Cotizadores
- CRM
- Soluciones de planeación de Territorios y Cuotas
- Plataformas para la gestión de la remuneración variable
- Software para el Análisis y previsiones de ventas
Si a futuro sabes que necesitarás varias soluciones, te recomendamos que busques un proveedor de SPM que tenga un enfoque holístico de la gestión de las ventas con múltiples soluciones integrables y un enfoque reflexivo de las necesidades de crecimiento actuales y futuras.
Determina el caso de uso
Cada caso de uso proporciona uno o más escenarios que indican cómo debería interactuar el sistema con el usuario o con otro sistema para conseguir un objetivo específico.
En el caso de uso debes describir qué debe de hacer la herramienta, no cómo lo hará.
El caso de uso debe de ir en línea con el objetivo que ya revisaste en el punto 1 de este blog.
Establece los tiempos y las responsabilidades
¿En cuánto tiempo quieres ver resultados?
¡Empieza la cuenta regresiva! Tu respuesta a esta pregunta desencadenará otros cuestionamientos:
¿En cuánto tiempo quieres sacar tu proyecto a producción?
¿En cuánto tiempo quieres seleccionar al proveedor?
Dependiendo de la urgencia del proyecto podrás ir validando o descartando los diferentes proveedores. Algunas plataformas son más detalladas y robustas, pero más tediosas de implementar, tienes que determinar el balance entre tiempo y complejidad del proyecto.
¿Quién llevara el proyecto internamente?
Asigna un equipo y sobre todo a un responsable.
Se recomienda que el equipo sea multidisciplinario, de tal manera que al momento de evaluar las soluciones se tomen en consideración los objetivos y KPIs de cada departamento involucrado en el uso de una solución SPM.
La mejor manera de garantizar la adopción de la plataforma es involucrar a los siguientes perfiles:
Ventas: las soluciones SPM que evalúes deben de soportar las estrategias de ventas.
Finanzas: el departamento de contabilidad y finanzas validará los temas de cumplimientos y respeto de los presupuestos.
TI: el equipo TI revisará que la solución cumpla con los protocolos de seguridad, integración de datos y cualquier otro tema técnico.
Recursos Humanos: en algunos casos (como el de la gestión de incentivos y de compensación variable) puede que el equipo de RRHH se tenga que involucrar ya que soportan las ventas administrativamente.
Al tener un equipo multidisciplinario garantizas una mejor adopción de la solución.
Preselecciona los proveedores a evaluar
Sabemos que buscar proveedores de SPM puede ser abrumador. Te recomendamos las siguientes pistas de investigación:
Analistas de la industria y artículos de investigación.
El Cuadrante Mágico de Gartner: El cual permite tener una visión de las soluciones de una determinada área de TI (en este caso Sales Performance Management) para apoyar las empresas en la toma de decisiones en sus procesos de transformación digital.
La página Gartner Peer Insights con reviews y ratings de usuarios para todas las soluciones anteriormente mencionadas en el cuadrante mágico:
Lo interesante de esta página es que ya no es solamente el ranking proporcionado por Gartner como entidad consultora sino por los mismos usuarios. Incluso puedes ver el detalle de las calificaciones para diferentes criterios: las funcionalidades de la herramienta, la implementación, el servicio y soporte etc.
Capterra: Un sitio dedicado a ayudar a los negocios a elegir los mejores softwares.
Empresas consultoras agnósticas
Empresas consultoras independientes, incluidas Accenture, Deloitte, KPMG, Vass y Outliers Consulting te podrán dar asesoramiento.
Busca un interlocutor agnóstico para que sus recomendaciones no estén sesgadas por un acuerdo comercial de exclusividad.
Redes de contacto
¡Pregunta a tu alrededor! En caso de que lleves muchos años en ventas corporativas seguramente dentro de tu red de contactos tendrás quien te pueda dar retroalimentación de alguna solución que su empresa haya contratado.
Revisa directamente los sitios webs de los proveedores
En las páginas de los proveedores encontrarás los beneficios de sus plataformas SPM así como referencias y casos de uso, o artículos de blog que te puedan ayudar.
Lanza una RFI
Una solicitud de información, o RFI por sus siglas en inglés (Request For Information), es un proceso empresarial estándar cuyo propósito es recoger información por escrito acerca de las capacidades de varios proveedores:
- Funcionalidades
- Niveles de seguridad
- Precios
- Compatibilidad con otras herramientas
- Etc.
La información se recibe de una manera formal, estructurada y comparable. Los proveedores saben que existe competencia y la RFI permite evitar los prejuicios y evaluar las soluciones SPM de manera objetiva.
Proporciona opciones de puntuación tanto cuantitativas como cualitativas para capturar una puntuación numérica y especifica las razones por las que el evaluador eligió ese puntaje.
El RFI es un filtro importante y nuestra recomendación después de recibir las respuestas es: sigue el proceso de evaluación solamente con los 3 proveedores que respondan mejor a tus necesidades.
Provee datos de muestra
No temas compartir muestras de datos. Antes de hacerlo puedes solicitar la firma de un NDA, y los beneficios de compartirlos son grandes.
Tomemos el ejemplo de una solución SPM de gestión de incentivos (Incentive Compensation Management).
Al compartir tus planes de compensación y muestras de datos al proveedor, tendrá un mejor entendimiento de tus procesos, del nivel de dificultad de estos y por ende, de los tiempos y recursos que necesitará para implementar el proyecto.
Mientras más información le entregues, más preparado estará y más realista será su propuesta comercial.
Piénsalo así, tú qué prefieres:
- Compartir la información y estar consciente, desde un inicio, de los tiempos y recursos necesarios para sacar adelante tu proyecto
- O, Recibir una propuesta comercial muy optimista y luego tener que pelear por más presupuesto cada que salgan requisitos que el proveedor no tenía considerado.
Solicita un demo
¡Nada como ver la herramienta en acción!
Ya compartiste con el proveedor de SPM algunas muestras de datos que le permitirán armar un demo personalizado.
Es momento de revisar:
- Usabilidad del software
- Vistas de acuerdo a los diferentes perfiles que usarán la herramienta
- Reportes
- Flujos de actividades
- Complejidad o al contrario facilidad de configuraciones
Realiza llamadas de referencias
- Realiza llamadas de referencias para escuchar de primera mano la experiencia de otro usuario de la solución SPM.
- Pide al proveedor que estás evaluando que te ayude a coordinar una llamada con el líder de proyecto de uno de sus clientes.
- Prepara una lista detallada de preguntas que realizar al momento de la llamada.
Evalúa los términos comerciales
Licencias del software
Solicita la política del proveedor en cuanto a contratación de licencias y liberación de las mismas.
Por ejemplo, puedes necesitar 1000 licencias de aquí al final del año, pero tal vez no las quieres habilitar todas de golpe. En dado caso, pregúntale al proveedor si las licencias vencen 1 año después de la contratación o de la liberación de la licencia. Dado caso de que las licencias empiecen a correr en el momento de su contratación, ¿te respetarán el precio unitario cuando desees incrementar el número de usuarios?
Pregunta si aplican pagos por adelantado y los tarifas por renovación.
Costos de implementación
Implementar con tus equipos de TI simplemente no es opción, necesitas unos expertos en la solución de tu elección para garantizar la correcta salida a producción.
2 opciones se te pueden presentar: Implementar con el proveedor o implementar con un partner.
Ambas alternativas son viables, y cada una ofrece ventajas y desventajas. Un primer paso para determinar cuál es la mejor opción para tu negocio es preguntar por los costos y las disponibilidades de recursos.
Contratos
Cada sección del contrato debe revisarse cuidadosamente para asegurarse que el proveedor cumpla con lo prometido.
- Solicita que el contrato incluya un SOW (Statement of Work) especificando los objetivos, entregables y cronograma de implementación.
- Valida los recursos disponibles y el soporte post-producción.
- También solicita que el contrato especifique los términos de pago con fechas y montos.
- Asegurarse de que no haya tarifas ocultas en el contrato que no se haya discutido anteriormente.
Mientras más detallado el contrato, estarás mejor cubierto contra cualquier eventualidad.
Monedas de facturación
El pagar en tu moneda local o en dólares puede llegar a tener impacto en tus declaraciones de impuestos. Revisa internamente los lineamientos de tu empresa y asegúrate que el proveedor que estás evaluando pueda facturar en la moneda que deseas. En caso contrario, pregunta si la transacción se puede realizar a través de un partner como intermediario.
Conclusión
Si tienes el tiempo encima, busca a una empresa consultora que apoye en el proceso de selección de software SPM. Trabajar con una empresa agnóstica permitirá:
- Obtener los pros y contras de cada solución mucho antes de llegar a la etapa de los demos.
- Adoptar un enfoque de demostración de ventas antes de la demostración técnica.
- Reducir la cantidad de proveedores a evaluar desde una etapa temprana y acelerar el proceso de selección.
- Obtener demostraciones que se centren en la funcionalidades comunes y funcionalidades diferenciadoras.
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